L'organisation d'événements dans les salles de réception a complètement changé depuis l'apparition de la COVID. Que vous soyez un organisateur d'événements professionnel ou un particulier cherchant à célébrer une occasion spéciale, vous vous êtes sûrement demandé comment garantir la sécurité sanitaire tout en respectant les normes en vigueur. Cet article vous guidera pour organiser des événements en toute sécurité, en respectant les protocoles COVID et en assurant le confort de vos invités.
1. Comprendre les normes COVID en vigueur
Avant de penser à organiser quoi que ce soit dans une salle de réception, la première étape consiste à bien comprendre les normes locales et nationales relatives à la gestion de la crise sanitaire. Les protocoles varient d’un pays à l’autre, mais certains principes de base restent universels.
Pour respecter les règles, il faut prendre en compte la distanciation sociale, la capacité maximale autorisée dans la salle, ainsi que les exigences relatives au port du masque. En général, les salles de réception doivent :
► Limiter le nombre de participants en fonction de la taille de la salle.
► Mettre à disposition des stations de gel hydroalcoolique à l'entrée et dans différents endroits stratégiques.
► Imposer le port du masque pour les invités, surtout lorsqu'ils se déplacent dans la salle.
2. Préparer la salle en conséquence
La disposition de la salle est une autre clé pour assurer la sécurité sanitaire. Vous devez adapter l’espace pour respecter la distanciation physique. Réduisez le nombre de tables, espacez-les suffisamment, et assurez-vous que les chaises ne soient pas trop proches les unes des autres.
Pour les événements où les invités doivent se déplacer, comme les mariages ou les anniversaires, envisagez de créer des chemins clairement définis afin d’éviter les attroupements. Vous pouvez également mettre en place des panneaux de signalisation rappelant les gestes barrières.
La ventilation est un autre point crucial. Assurez-vous que la salle soit bien aérée, avec un bon flux d’air. Si possible, optez pour des espaces extérieurs ou des salles avec de grandes fenêtres.
3. Formation du personnel et communication
Le personnel de la salle de réception doit être formé aux mesures sanitaires et aux protocoles COVID. Il est essentiel qu’ils sachent comment agir en cas de non-respect des règles et comment gérer les situations où la distanciation n'est pas respectée.
En outre, une bonne communication avec vos invités est primordiale. Informez-les avant l’événement des règles sanitaires en vigueur, afin qu’ils sachent à quoi s'attendre. Vous pouvez envoyer des emails explicatifs ou installer des affichages clairs dans la salle.
4. Mettre en place des contrôles sanitaires à l'entrée
Une solution de plus en plus populaire consiste à instaurer des contrôles sanitaires à l'entrée de la salle. Cela peut inclure la prise de température, le contrôle du pass sanitaire ou la vérification des tests négatifs récents.
Cette étape est importante pour réduire les risques, mais elle doit être bien organisée pour éviter les files d'attente et le contact rapproché entre les invités. Prévoyez une équipe dédiée pour gérer ces contrôles rapidement et efficacement.
5. Gestion des repas et buffets
Les repas sont souvent un moment délicat dans les événements. Le service à table est de loin la solution la plus sûre. Si vous choisissez d'organiser un buffet, assurez-vous qu’il soit bien encadré : des barrières physiques, du gel hydroalcoolique à proximité et du personnel pour servir les invités éviteront que tout le monde ne touche les mêmes ustensiles.
De plus, essayez d’opter pour des portions individuelles, faciles à prendre sans avoir besoin de manipuler quoi que ce soit.
6. Utilisation de la technologie
Pour minimiser les contacts physiques, la technologie peut être d’une grande aide. Envisagez l'utilisation de QR codes pour les menus, les plans de table ou même pour la diffusion d'informations sur les gestes barrières. Les solutions de paiement sans contact sont également recommandées, que ce soit pour le bar ou pour tout autre service payant.
Certaines salles de réception vont encore plus loin en proposant des systèmes de caméras thermiques pour détecter les éventuels symptômes de fièvre parmi les invités.
7. Gestion des imprévus
Il est crucial de prévoir des solutions en cas d’imprévu. Que faire si un invité présente des symptômes de COVID pendant l’événement ? Vous devez avoir un plan d'action clair pour gérer ce type de situation.
Prévoyez une salle isolée où la personne pourra attendre que des professionnels de santé interviennent. En tant qu’organisateur, vous devez avoir sous la main une liste de contacts d’urgences sanitaires ou être en lien avec les autorités locales.
8. Flexibilité et adaptation
Avec les règles sanitaires qui évoluent en fonction de la situation épidémique, il est essentiel d’être flexible. Soyez prêt à adapter vos plans à la dernière minute si les autorités annoncent de nouvelles mesures. Envisagez également des solutions hybrides, comme la diffusion en direct de votre événement pour les invités qui ne peuvent pas y assister physiquement.
Conclusion
Gérer la sécurité sanitaire et le respect des normes COVID dans les salles de réception peut sembler complexe, mais avec une bonne organisation et un respect strict des protocoles, il est tout à fait possible d’organiser des événements en toute sécurité. N'oubliez pas que la sécurité de vos invités est la priorité, et qu'il est possible de concilier célébration et prudence. En prenant soin de la logistique, vous garantirez à vos invités une expérience agréable et rassurante, tout en respectant les normes sanitaires en vigueur.
